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Gestión de proyectos: ¿Qué es y cuál es su importancia?
La gestión de proyectos o project management es una disciplina de vital importancia para las organizaciones, y las habilidades del project manager son cada vez más valoradas en el ámbito empresarial. Pero, ¿en qué consiste la gestión de proyectos y por qué es tan valiosa para las empresas? ¡En este artículo te lo contamos!
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¿Qué es la gestión de proyectos?
Según la definición del Project Management Institute (PMI), la gestión de proyectos es el empleo de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para ejecutar proyectos de forma eficaz y eficiente.
Pero, ¿qué significa desarrollar un proyecto con eficacia y eficiencia? En pocas palabras, se trata de hacerlo alcanzando las metas establecidas (eficacia), y usando la menor cantidad de recursos (eficiencia).
Entonces, gestionar un proyecto incluye todo el proceso de organización, planificación y control que el proyecto necesita para poder finalizarlo a tiempo, usando los menores recursos posibles y cumpliendo los objetivos propuestos.
Esta disciplina también es conocida por su denominación en inglés (project management), o como administración o dirección de proyectos.
Aunque detallaremos cuáles son sus fases más adelante, podemos anticipar que la gestión de proyectos implica:
- Analizar las necesidades de los grupos involucrados (stakeholders).
- Planificar qué se debe hacer, cuándo, por quién y bajo qué estándares.
- Crear, coordinar y motivar a los equipos de trabajo.
- Monitorear las actividades.
- Gestionar los cambios en el plan.
Además de tener esas competencias profesionales, al crear un plan los gestores de proyecto deben considerar variables de riesgo (por ejemplo, ambiental o económico) y de seguridad.
Entonces, ¿qué es un proyecto?
Ahora bien, ¿a qué nos referimos exactamente cuando hablamos de proyecto? En el ámbito de la administración, un proyecto es un esfuerzo temporal que se hace para alcanzar un beneficio con determinados recursos.
Por ejemplo, un proyecto personal podría ser hacer una carrera en línea de 3 años, ya que:
- Requiere de un esfuerzo (horas de estudio, lectura y exámenes).
- recursos (una computadora o un celular).
- es durante un tiempo específico (3 años).
- y busca lograr un beneficio (crecimiento profesional, a través de nuevas habilidades y conocimientos).
Ahora que lo tenemos en claro, pensemos los proyectos en el ámbito de las organizaciones. Para una empresa, un proyecto podría ser:
- Desarrollar un nuevo producto o servicio.
- Transformar la cultura empresarial.
- Adoptar la modalidad de trabajo en línea.
- Construir una tienda nueva.
- Crear un sitio web.
Por lo general, los proyectos necesitan de la coordinación de varias personas interesadas, tienen riesgos que el administrador del proyecto debe gestionar, y buscan lograr un cambio positivo en la empresa.
¿Por qué es importante para las empresas?
De acuerdo al libro Project Management, de Peter Hobbs, el 97% de las organizaciones creen que la gestión de proyectos es un área crítica para lograr un buen rendimiento y el éxito empresarial.
El motivo es que las técnicas de la gestión de proyectos ayudan a superar restricciones de costos, tiempo y recursos, cumpliendo los objetivos propuestos de la mejor manera posible.
Si además tenemos en cuenta que el 66% de las organizaciones no cumple con el presupuesto establecido al completar sus proyectos, queda claro que es más importante que nunca contar con profesionales que puedan dirigir proyectos de manera eficiente.
En ese sentido, se trata de una competencia muy estratégica para las empresas, ya que les permite ahorrar recursos, alinear los resultados de los proyectos con sus objetivos comerciales y estar mejor posicionadas en el mercado.
En otras palabras, es a través de proyectos exitosos que las empresas pueden implementar sus estrategias comerciales, innovar en el mercado y generar ventajas competitivas.
Cada vez que una empresa lanza un nuevo producto al mercado, implementa un nuevo canal de marketing, cambia la estructura del negocio o modifica el proceso de producción para aumentar la productividad y reducir los costos, ¡está desarrollando un proyecto!
Y a medida que el mercado se volvió más competitivo y globalizado, empezaron a surgir metodologías para abordar de forma sistemática los proyectos de las organizaciones.
Así fue como apareció la gestión de proyectos como una disciplina independiente, como lo puede ser el área de marketing o de recursos humanos.
Por otro lado, con el desarrollo de las tecnologías y la digitalización de los negocios, en la actualidad muchos de los proyectos empresariales tienen que ver con el mundo digital.
En consecuencia, la gestión de proyectos digitales (Digital Project Management) se ha convertido en uno de los trabajos mejor pagados, por su importancia para el crecimiento de las empresas.
8 ventajas de la gestión de proyectos
Llegado a este punto, probablemente ya puedas imaginar cuáles son los beneficios de la gestión de proyectos.
Por si aún quedan dudas, veamos una por una las principales ventajas de esta disciplina para las organizaciones.
1. Aumenta la productividad
Como vimos, uno de los objetivos centrales de esta disciplina es la eficiencia o, puesto de otro modo, lograr más con menos.
Gracias a las técnicas y metodologías de la gestión de proyectos, es posible optimizar los flujos de trabajo y contar con una hoja de ruta clara a seguir, para que sea más sencillo cumplir con los objetivos del proyecto.
Además, bajo el liderazgo del project manager, los equipos se ven más motivados a finalizar sus tareas en tiempo y forma.
2. Mejora la colaboración
El éxito de los proyectos depende de todos los miembros del equipo de trabajo involucrados.
Cuando un proyecto está bien estructurado y todos los participantes saben exactamente qué deben hacer, cuándo y cómo, es mucho más probable que todos cumplan su rol y el equipo de trabajo funcione a la perfección.
Por su parte, el gestor de proyectos se encarga de resolver cualquier tipo de conflictos o dudas que surjan dentro del equipo, y debe tener la habilidad de fomentar el trabajo colaborativo para alcanzar un mismo objetivo.
3. Ayuda a definir el alcance del proyecto
El gestor de proyectos trabaja con los clientes, el equipo y todos los stakeholders para asegurar que el alcance del proyecto esté bien definido desde el principio. Esto le permite al equipo conocer con certeza los requisitos y objetivos del proyecto.
Puede que surjan cambios en el alcance del proyecto, por ejemplo, en el lanzamiento de una aplicación móvil, un cliente pide agregar una nueva función en la app que no estaba prevista.
En ese caso, el director del proyecto debe “negociar” y hacer entender al cliente cómo ese cambio afectará al proyecto. Si el cambio realmente es necesario, será el responsable de mantenerse dentro del presupuesto y tiempo estipulados.
4. Mejora la satisfacción del cliente
Todos los proyectos buscan satisfacer a alguien, ya sea los clientes de la empresa, los empleados o inversores.
Gracias a la gestión de proyectos, es posible mantener a todo el equipo alineado y brindar resultados óptimos, lo que permite cumplir con las expectativas de los clientes o del público al que se dirige el proyecto.
Por otro lado, durante el desarrollo del proyecto el gestor mantiene una comunicación constante con el cliente, resolviendo sus dudas y manteniéndolo actualizado al respecto.
5. Ahorra tiempo y dinero
Una de las tareas de la gestión de proyectos es el armado de un presupuesto y un calendario que estipula la fecha de cierre del proyecto, todo esto durante la etapa de planificación.
Luego, durante la fase de ejecución, el equipo de gestión se encarga de mantener el proyecto dentro del presupuesto y terminarlo a tiempo.
Además, como ya vimos, cumple un rol fundamental en la colaboración y productividad del equipo de trabajo, haciendo que se pierda menos tiempo y reduciendo los errores evitables.
6. Ayuda a reducir riesgos
Todos los proyectos presentan riesgos internos y externos, y saber gestionarlos es una de las capacidades clave de un gestor de proyectos.
Al prevenir escenarios de riesgo, las empresas pueden estar preparadas ante cualquier eventualidad y, en caso de que ocurran, actuar a tiempo para mitigar sus efectos negativos sobre el proyecto y la organización.
7. Permite evaluar los resultados
La gestión también hace posible tener un método estructurado para evaluar los resultados de los proyectos, lo que ayuda a entenderlos mejor.
Al medir los resultados con eficacia, el gestor puede determinar si el proyecto cumplió con los objetivos propuestos, y cuáles son las potenciales áreas de mejora para futuros proyectos.
Todas sus conclusiones quedan documentadas para que los gerentes y otros stakeholders tengan la posibilidad de consultarlo y entender qué funciona y qué no.
8. Favorece la resolución de problemas
Ningún proyecto está libre de problemas. Ya sea porque involucra a demasiadas personas, ocurren eventos externos imposibles de prevenir o la empresa cambia de planes, los conflictos son inevitables y hay que saber resolverlos.
En ese aspecto, la gestión de proyectos brinda metodologías para abordar cada tipo de problema, prevenirlo o resolverlo antes de que afecte al proyecto.
Principales metodologías de la gestión de proyectos
Una metodología de gestión de proyectos es un conjunto de principios y prácticas que guían la organización de proyectos para asegurar la obtención del mejor rendimiento posible.
¡Veamos cuáles son las más conocidas!
Modelo de cascada
El modelo o desarrollo de cascada es uno de los abordajes más tradicionales de la gestión de proyectos. Se basa en ir completando etapas de una forma lineal, es decir, cuando una termina, comienza la siguiente.
Por lo general, esa secuencia de fases es la siguiente:
- Análisis.
- Diseño.
- Implementación.
- Verificación.
- Mantenimiento.
Al ser un modelo tan cerrado, cuando una etapa no sale de acuerdo a lo planificado, puede conducir a problemas en la finalización del proyecto.
Metodología ágil
A diferencia del modelo de cascada, la metodología ágil es un modelo iterativo que permite revisar el proyecto durante su ejecución, en vez de esperar a su finalización para resolver los problemas que surgen.
Este abordaje dio lugar a otras metodologías como Kanban, Lean y Scrum. Todas tienen en común que son metodologías colaborativas, rápidas y data-driven (guiadas por datos)
Metodología Scrum
Es un tipo de metodología ágil muy usado en proyectos digitales, como el desarrollo de software.
Scrum brinda un marco de trabajo para abordar proyectos complejos, dinámicos y cambiantes, de una forma flexible.
Así, el trabajo se divide en ciclos cortos llamados “sprints”, dentro de los que hay reuniones diarias para informar el progreso y los problemas de cada equipo.
Metodología Kanban
Al igual que Scrum, Kanban es una metodología ágil que brinda otro marco de trabajo en donde las tareas son representadas visualmente en “tableros Kanban”, en donde se puede ver el progreso del proyecto.
Gracias a ese tablero, los equipos pueden ver fácilmente el desarrollo del proyecto, descubrir posibles cuellos de botella en las actividades y gestionar mejor las tareas.
Metodología del PMI
Aunque no es estrictamente una metodología de gestión de proyectos, el modelo del Project Management Institute (PMI) es uno de los marcos de referencia más reconocidos de la disciplina.
Está resumido en el libro PMBOK (Project Management Book of Knowledge), e incluye una guía de principios y buenas prácticas de la gestión de proyectos.
¡De ahí surgen las fases que veremos a continuación!
Fases de la gestión de proyectos
Aunque todos los proyectos son distintos, la mayoría comprende cuatro o cinco fases, que conforman el ciclo de vida del proyecto.
Si tomamos como referencia el estándar del PMBOK, las fases de la gestión de proyectos son:
- Inicio: durante esta etapa se busca asegurar que el proyecto cumpla con las necesidades de la empresa y los stakeholders, y que los equipos de trabajo estén alineados con los objetivos del proyecto.
- Planificación: aquí se define la división de los equipos, presupuestos, los deadlines, tareas y el alcance del proyecto.
- Ejecución: en esta fase se implementa lo planificado en la etapa anterior, supervisando a los responsables de cada tarea y manteniendo actualizados a los stakeholders.
- Supervisión: aquí se miden los resultados del proyecto, haciendo un balance entre los objetivos propuestos y el lugar al que se llegó.
- Cierre: con las actividades del proyecto ya terminadas, durante esta etapa se entrega el proyecto y la documentación necesaria.
¡Llegamos al final del artículo!
Ahora que conoces más sobre todo lo que implica la gestión de proyectos, ¿qué te parece cultivar tus habilidades para liderar proyectos como un profesional?
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