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¿Qué es la capacitación de personal?
Capacitación de personal, programa de capacitación, capacitación laboral, capacitación profesional… Hay muchas maneras de nombrar a esta actividad tan importante dentro de las empresas y aquí encontrarás una guía detallada y la importancia de practicarla dentro de las organizaciones.
En este artículo aprenderás
Primero, la definición 📓
¿Qué objetivos tiene?
Beneficios de la capacitación de personal ✅
¿Cuáles son las 4 etapas del proceso de capacitación? ➡️
Errores comunes que pueden presentarse en la implementación
Ejemplos de capacitación de personal
Rentabilidad de implementar un programa de capacitación
¿Qué es el ROI o Retorno de inversión?
¿Cómo medir el ROI de un proceso de capacitación y formación de empleados?
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Primero, la definición 📓
Antes de definir qué es la capacitación de personal, debemos diferenciar estos dos términos: capacitación y aprendizaje.
Como primer punto, la capacitación es una actividad planeada y basada en necesidades reales de una organización orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes del empleado. Y en segundo punto, el aprendizaje es un proceso por el que cada individuo, a través de la práctica, adquiere conocimientos, habilidades y actitudes.
Ya habiendo distinguido estas dos palabras, podemos definir que la capacitación de personal es un proceso o conjunto de acciones que adquieren los empleados, orientado a ampliar conocimientos, habilidades, aptitudes y conductas.
¿Qué objetivos tiene?
La capacitación laboral tiene como objetivo lograr que los trabajadores estén lo más formados posible, modificar sus actitudes en la actividad laboral y de esta manera, utilizar ese conocimiento para optimizar las tareas dentro de la empresa y mejorar el desarrollo personal y profesional del empleado.
Beneficios de la capacitación de personal ✅
Los beneficios que trae consigo la capacitación de personal o capacitación laboral, son múltiples, entre ellos, alcanzar el éxito empresarial.
¿Pensándolo aún? Aquí enumeramos, al menos 8 razones por las que esto debería importarte:
- Equipos más productivos 💡
- Tener personal altamente calificado 👩💼👨💼
- Sensibilización ante nuevos retos 😄
- Seguridad y autoestima en los empleados 🤩
- Mayor capacidad de adaptación 🔃
- Incremento en la motivación laboral 📈
- Aumento en el sentimiento de pertenencia a la empresa, por parte de los trabajadores.🫡
- Retención de personal
Debemos tener en cuenta que los empleados son la fuerza motriz de la organización, por lo tanto, es fundamental apoyarlos e impulsarlos a ampliar sus conocimientos para que así, logren mejorar sus habilidades personales y profesionales. Es claro, la capacitación profesional, mejorará visiblemente el negocio.
¿Cuáles son las 4 etapas del proceso de capacitación? ➡️
Un programa de capacitación requiere de varias etapas que son fundamentales para llevarlo a cabo de la forma más exitosa posible:
- El diagnóstico
En esta primera etapa, debemos identificar cuáles son las áreas o puntos de dolor, dentro de la compañía.
Es muy importante que para atravesar esta etapa de la manera más fructífera posible, estemos abiertos a las críticas y escuchemos a los trabajadores, ya que ellas nos ayudarán a visualizar todo desde otra perspectiva, mejorar aquellos puntos y darle más valor a la empresa.
No hay nadie mejor que ellos para identificar oportunidades de mejora. El acercarse a ellos y plantearles este tipo de cuestiones harán que ellos valoren el esfuerzo por parte de la organización para cambiar y se motivarán.
- Intervención
Una vez definida la o las problemáticas, debemos poner en marcha un plan enfocado al logro de los objetivos de la organización, tales como la selección de actividades y los capacitadores que las llevarán a cabo.
Es muy importante contar con la capacitación adecuada para el personal indicado, ya que el trabajador probablemente esté enfocado a las metas de la organización y gracias a eso, su estrés y ansiedad disminuyan.
- Comprobación
Luego de la capacitación, todo lo aprendido y adquirido allí, debemos aplicarlo en el campo laboral. Será fundamental tener paciencia, puesto que los resultados no se obtendrán de un día para el otro. La constancia y periodicidad con la que pondremos en práctica todo lo aprendido, serán las claves para que luego de algunos meses, ya empecemos a visualizar los resultados.
Aquí, el trabajo en equipo será nuestro mejor aliado, tanto para que jefes, supervisores y empleados alcancen los objetivos deseados.
- Evaluación
¡Llegó el momento de conocer los resultados! En esta etapa la gestión de recursos humanos será imprescindible para comprobar que el proceso de capacitación empresarial ha sido una buena inversión.
Cada uno de los trabajadores capacitados, deberá mostrar un progreso notable en su desempeño y vida laboral y aquí la relación jefe-empleado será primordial.
Descubre aquí los diferentes tipos de capacitación que existen
Errores comunes que pueden presentarse en la implementación
Si bien, como mencionamos recientemente, el éxito del programa de capacitación es posible siguiendo con los pasos anteriores, debemos tener en cuenta una serie de errores comunes que pueden ocurrir si no se le presta atención suficiente a ciertas cuestiones:
❗ No contar con una metodología de seguimiento
Es sumamente importante que tengamos indicadores claros respecto a la efectividad de nuestro programa de capacitación. Ponerlo en marcha sin tener un plan de seguimiento, dificultará el cumplimiento del mismo, ya que no tendremos manera de verificar su utilidad ni el nivel de aprendizaje adquirido.
Una recomendación que te hacemos: pregúntale a la compañía que ofrece el programa de capacitación, cuáles son sus herramientas para realizar el seguimiento y compáralas con otras. Es clave entender que el seguimiento más allá de un software o un website, debe implicar un equipo dedicado exclusivamente a tu empresa.
🙋♂️ Escuchar únicamente las necesidades de un área o rol en específico
Es muy común que algunas áreas o roles influencien o condicionen más la decisión respecto a un programa de capacitación lo que puede provocar que la balanza se incline más hacia un lado que hacia otro. ¿Esto se puede evitar? Sí. Definiendo y entendiendo los desafíos del negocio. Es ahí cuando todas las áreas se unen y donde podemos unificar criterios para identificar las necesidades reales de capacitación.
Aquí también tenemos una recomendación para hacerte: una vez identificadas esas necesidades, lo ideal es organizar una charla liderada por recursos humanos que conduzca a establecer un consenso entre todas las áreas respecto a los objetivos de tu plan de capacitación.
💰 Falta de claridad en el presupuesto
Al ejecutar un programa de capacitación por primera vez, es difícil tener un rango de precios cercano a la realidad, Más aún sin hacer primero una exploración e investigación de costos. Una vez hecha, ya tendremos una idea más precisa con la que se evitará definir presupuestos limitados o realizar gastos innecesarios.
En este caso, te recomendamos: antes de revisar el costo del programa de capacitación, es importante que cuentes con una asesoría para asegurarse qué ofertas cumplen a la perfección los objetivos de capacitación. Ya en ese momento podrás verificar los costos a descartar. No sirve elegir un presupuesto que no representa una mejoría para la empresa.
🤔 Falta de claridad para la ejecución
En un plan de capacitación no debe haber sombras, ¿qué queremos decir con esto? Suele pasar que algunas empresas acepten capacitaciones con las que no están del todo convencidos o no son del todo claras. ¿Cómo tener claridad respecto a la ejecución? Siempre comparándola con los desafíos, los objetivos y la estrategia de la organización.
Nuestra recomendación: es muy relevante tener control y claridad respecto a cada fase de la capacitación, ya que al dejar espacios sin cubrir permitirás que el proveedor improvise en la formación de los trabajadores. Asegúrate que el plan de capacitación esté ligado a la estrategia, los desafíos y objetivos de la empresa.
Ejemplos de capacitación de personal
Twitter: “From yes to desk”
Twitter ha impresionado al mundo de la capacitación de personal con su método “From yes to desk”, que se enfoca en ofrecerles a sus trabajadores una experiencia única, desde el momento en el que aceptan la oferta de empleo hasta que se instalan en sus puestos de trabajo.
Se trata de una capacitación de personal que comienza en la iniciación del nuevo empleado, mediante un onboarding, pero que luego se extiende hacia los empleados más senior.
Twitter ofrece una formación que aborda todos los conocimientos necesarios para incorporarse al puesto de trabajo y que también llega hacia aquellos detalles que mejoran la convivencia e integración de los grupos. No solo se habla de aspectos técnicos, si no que todo el equipo se forma de manera continua dentro de la empatía y el buen manejo de las relaciones personales.
American Express: una capacitación profesional diferente
En este caso la conocida empresa de tarjetas de débito y crédito, optó por otro camino: una aplicación formativa. Y ¿saben qué? Funcionó muy bien.
Su principal objetivo era crear una capacitación de personal a través de la cual los trabajadores adquirieran los conocimientos que la empresa quería transmitirles. Pero para sorpresa de todos, la empresa americana apostó por producir una app.
Esa app tenía como objetivo generar una serie de misiones ligadas a la formación y al cumplimiento de cada una de ellas. Cuando el trabajador superaba una de ellas, recibía una recompensa virtual que lo mantenía motivado en todo momento.
Tras una evaluación hecha, la empresa se pudo dar cuenta de que más del 70 % de sus trabajadores que se habían sometido a esta técnica estaban muy satisfechos. Lo que demuestra que estas herramientas son realmente efectivas y están dando muy buenos resultados.
Rentabilidad de implementar un programa de capacitación
“Motorola estima que por cada dólar que ellos gastan en entrenamiento, a los tres años reciben de vuelta $ 30.00 en ganancias de productividad”
(William Wiggenhorn, presidente de Motorola University)
La capacitación y formación de personal es un insumo para potenciar las competencias de los trabajadores y motivar la generación de nuevas y mejores prácticas en el ámbito laboral.
Según una investigación realizada por América Economía, se estima que el valor que genera un empleado capacitado es 1,5 veces mayor que de quienes no cuentan con la oportunidad de hacerlo. Siempre y cuando se encuentre alineada a planes de crecimiento y desarrollo empresarial y se permita la aplicación inmediata de lo aprendido en los programas de capacitación.
Ahora nos centraremos en cuestiones más técnicas, como es el ROI, que seguramente has oído hablar de él.
¿Qué es el ROI o Retorno de inversión?
El ROI, o también llamado Return of Investment (retorno de inversión) es un índice que mide el resultado de cualquier acción en la que hayamos decidido invertir, ya sea en forma de dinero, tiempo o recursos. Para ser más exactos, el ROI da información de cuánto dinero ha generado una acción.
El ROI en una empresa se puede utilizar para medir los resultados que arrojan las distintas estrategias que se implementaron, ya sea desde comerciales o de marketing hasta, incluso, las de formación.
Se da por hecho que todas estas acciones buscan generar cierto beneficio económico, y mediante el índice ROI la empresa sabrá aproximadamente cuánta rentabilidad se ha obtenido a partir de la inversión realizada.
La idea de calcular el ROI es convertir tanto los costos como los beneficios de la capacitación en un valor único, por ejemplo, euros o dólares.
Esto es realmente bueno porque te permite hacer una comparación directa y llegar a una conclusión clara sobre la efectividad del entrenamiento.
¿Cómo medir el ROI de un proceso de capacitación y formación de empleados?
Antes de conocer la fórmula de cálculo, veamos 5 puntos importantes que se deben tener en cuenta para evaluar el ROI de la capacitación para trabajadores.
Aprendizaje adquirido: Para conocer el grado de utilidad del conocimiento que el empleado ha adquirido es fundamental que el trabajador los ponga en práctica. También es importante identificar las habilidades que el empleado necesita aprender según su puesto dentro de la empresa para poder ofrecerle formación que sea útil.
Satisfacción: Para medir el grado de satisfacción se puede enviar una pequeña encuesta para que valoren la formación recibida y opinen acerca de la experiencia. También te servirá para dar una pauta al capacitador y que pueda adaptarse mejor a las necesidades de la empresa
Valor: Debemos tener muy claro que lo que se persigue con la formación es aportarle valor al trabajador y a la empresa y así poder aumentar la productividad. Si el conocimiento que adquiere el trabajador no aporta valor a la empresa, la formación se considerará fallida.
La clave está en identificar los puntos que necesitan refuerzos y orientar la formación hacia ese lado.
Eficiencia de la formación: El seguimiento del progreso que consiguen hacer los empleados es crucial para valorar si los cursos están siendo bien aprovechados.
Impacto económico: En función a las habilidades que desarrolle el trabajador será más o menos complejo evaluar este punto. Si por ejemplo, un empleado se forma en redes sociales y luego la empresa puede vender este servicio a clientes, se puede ver de forma clara un impacto económico.
Ahora bien, ya podemos hablar de números y cómo calcular el ROI
La fórmula de cálculo del ROI es sencilla:
ROI = ((Ingresos obtenidos – Inversión realizada) / Inversión realizada) x 100
En líneas generales, un ROI positivo significa que nuestra acción está produciendo beneficios; un ROI negativo nos dirá que la acción está suponiendo pérdidas.
Por ejemplo:
Si hemos invertido 100 dólares y hemos ganado 140
ROI= (140 – 100)/100*100= 40 %
Tendremos un ROI del 40 %: por cada dólar invertido, hemos recuperado 0,4 dólares de beneficio.
Pero, si por el contrario, invertimos 140 y ganamos 100
ROI = (100-140)/100*100= -40 %
Esto significa que la acción no fue rentable y los recursos dedicados no valieron realmente la pena.
❗ Si se puede observar fácilmente la relación entre los esfuerzos de capacitación y los resultados comerciales, el proyecto de capacitación es más atractivo y llamará más la atención.
Por otra parte, es fundamental tener en cuenta que la elección de un programa de capacitación es tan importante para una compañía, como la elección de una carrera profesional para una persona. No debemos subestimarla. Tampoco es una obligación para los trabajadores si no una oportunidad de mejorar personal y profesional dentro de la organización. Es una decisión que requiere de tiempo, investigación interna, criterio y análisis.
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