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¿Por qué es importante la administración del tiempo?
La administración del tiempo es un factor indispensable para cualquier profesional, ya sea desarrollador web, de aplicaciones, profesional de marketing o de diseño; todos tienen metas y plazos que cumplir. ¡Y acá te contamos la mejor manera de llevar un día a día laboral productivo!
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Administración del tiempo: ¿Qué es lo básico a saber?
La administración del tiempo es una disciplina que se centra en la planificación de la cantidad o la duración que se dedicará a actividades específicas, a menudo con el objetivo de aumentar la eficacia y la eficiencia.
Sus raíces más antiguas se remontan a cuando Frederick Taylor desarrolló sus técnicas científicas de gestión para mejorar la productividad de los trabajadores en el trabajo.
Comúnmente, en las empresas existen las siguientes potenciales preocupaciones:
- Gestión de recursos humanos para el reclutamiento;
- Selección y contratación de personal;
- Gestión financiera para la elaboración de presupuestos;
- Pperaciones y análisis de rendimiento;
- Gestión de capital para buscar financiación e inversiones.
Ahora bien, este concepto aplicado en los negocios se refiere a la asignación y distribución de este elemento entre las actividades que lo demandan, en función de un conjunto específico de prioridades.
En este sentido, la gestión también puede denominarse “presupuestación” del tiempo, de modo que se asigna la cantidad correcta de minutos, horas, días, semanas, meses o años a la tarea o actividad correcta.
Se toma como una habilidad
Además de como una disciplina, la gestión del tiempo también se describe como una habilidad o la capacidad de planificar y, en consecuencia, controlar cuánto se le es asignado a cada tarea. Todo se reduce a cuán hábil es una persona en su análisis de cómo dedica sus horas a una actividad específica.
También dice mucho sobre la capacidad para priorizar actividades en un esfuerzo por maximizar la eficiencia y la eficacia.
Como habilidad, la administración del tiempo es algo que se puede dominar con práctica constante y desarrollarse aún más. Una vez que se haya dominado esta aptitud, nuestra vida laboral y personal estará más organizada, mucho más fácil de manejar y más eficiente.
Estos son los 2 enfoques de la administración del tiempo
Aclaremos esto: la administración del tiempo no se trata de hacer “todo”. Hay dos puntos específicos que incluye este concepto.
Hacer más cosas
Tienes una cantidad limitada de tiempo. Por lo tanto, debes administrarlo para que puedas hacer mucho más trabajo dentro de esta limitante.
Veamos un ejemplo: si terminas apenas dos tareas en una hora, quizás puedas encontrar la manera de poder terminar tres o cuatro en el mismo período.
Hacer las cosas correctas
Es posible que terminemos haciendo algo diferente a lo que originalmente nos propusimos a hacer.
Por ejemplo, ´planeaste terminar la “Tarea 1” en una hora. Sin embargo, a la mitad de esa hora, tu atención se desvió y también comenzaste a trabajar en la “Tarea 2”.
Cuando se acabó la hora, terminaste sin acabar la “Tarea 1” e incluso tenías otra (Tarea 2) pendiente. Como resultado, no terminas nada.
Con la administración del tiempo, es posible que hayas podido terminar la Tarea 1 antes de que terminara la hora y obtuviste una ventaja en la Tarea 2.
¿Por qué es importante la gestión del tiempo?
Todos hemos establecido que el tiempo es un recurso que debe ser administrado. Pero, ¿con qué fin o propósito? ¿Qué esperamos ganar con la gestión del tiempo?
A continuación, veamos los 4 aspectos fundamentales:
- Simplificar las cosas. Prácticamente estás lidiando con el desorden si no haces un esfuerzo por organizar tu tiempo. Al establecer un cronograma para que lo sigas, es simplemente una cuestión de apegarse al plan y no desviarse.
- Añadir estructura a tu día laboral. Una vez más, hay menos desorden y todo está más organizado. Con un cronograma o un plan establecido, puedes ver mejor dónde te encuentras en este momento, qué pretendes lograr al final del día y cómo podrás llegar allí.
- Aumentar la eficiencia. Definitivamente se facilitará el trabajo, porque hay menos desorden con el que lidiar. Puedes concentrarte en las cosas importantes, las cosas que necesitan más atención, y dejar el resto para más adelante.
- Incrementar la productividad. Si tienes un control firme sobre el tiempo y cómo lo usas, podrás hacer más trabajo o mostrar un mayor rendimiento. Esta es una consecuencia de la mejora de la eficiencia.
6 ventajas de una buena administración del tiempo
Estos son los 6 beneficios principales de lograr una buena administración del tiempo.
1. Menos estrés
La buena administración del tiempo reduce el nivel de estrés, aumenta la confianza y reduce la ansiedad. Una buena gestión significa cumplir plazos ajustados y planificar efectivamente el día a día.
En definitiva, con el tiempo nos sentiremos menos abrumados y evitaremos el constante cansancio.
Menos niveles de estrés aumenta la productividad y te ayuda a dormir mejor. También contribuye a crear un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida.
¡Tomar acción! Identifica tres causas de estrés que afectan tu capacidad de manejar este factor:
- obtén claridad sobre las causas del estrés;
- describe la diferencia que harías si pudieras eliminar esto;
- elige la principal causa de estrés y establece una acción que puedas tomar para eliminarlo.
2. Nunca te pierdas los plazos
Todos sabemos lo importantes que son los plazos para una empresa. Sin embargo, te sorprendería saber cuántas personas aún no cumplen con los plazos, ¡no porque quieran, sino simplemente porque administran mal su tiempo!
La gestión eficaz del tiempo exige que asignes “momentos” a una tarea en particular. De esta manera, programa intervalos antes de comenzar la tarea.
Tienes un camino claro por delante; esta claridad también ahorra tiempo y esfuerzo perdidos.
Con sólidas habilidades de esta categoría, podrás manejar tus plazos de manera eficiente y hacer frente a la presión y el estrés del trabajo de una manera saludable y al mismo tiempo lograr tus objetivos.
Es una habilidad valiosa en la vida profesional que allana el camino para el éxito futuro y, por otro lado, a los trabajos mejor pagados.
De hecho, este punto es indispensable teniendo en cuenta la realidad digital, por lo que esta aptitud también te convierte en un profesionista puntual, incluso, en lo que respecta a trabajos en línea.
3. Conviértete en un profesional de la planificación
Como es de imaginar, una buena planificación es crucial para la administración del tiempo.
¿Tienes un nuevo proyecto? Reserva un momento en tu agenda para planificarlo. Divide tu proyecto en pasos factibles. ¡Prepara un plan minucioso y vete a ti mismo llegando a esa fecha límite como si no fuera gran cosa!
Con una gestión del tiempo eficaz, puedes afinar los plazos y gestionar la carga laboral de la mejor manera posible.
Las tareas que tienen un límite de tiempo reconfiguran el cerebro para seguir un patrón estructurado y realizar esas actividades en el período deseado.
El timeboxing de tus objetivos te permite entregar el trabajo prometido antes del deadline. Una forma de hacerlo es usando el bloqueo de calendario.
4. Mejora la calidad de su trabajo
Sabemos que quieres terminar el máximo trabajo cuanto antes. Sin embargo, también sabemos que nunca quieres comprometer la calidad.
Ya sea que estés trabajando para alguien o tenga tu propio negocio, necesitas mantener ciertos estándares de trabajo. Después de todo, la calidad del sonido es el sello distintivo de toda persona y/o marca exitosa.
En este caso, se vuelve imperativo una buena administración del tiempo de manera productiva. Una de las ventajas de la gestión eficaz de este factor es que te ayuda a mantener una alta calidad sin importar la tarea que hagas.
Sacándole el rendimiento adecuado a cada minuto, puedes priorizar fácilmente tus labores y reducir las posibilidades de errores. Esto contribuye, a su vez, a construir sólidas competencias profesionales en tu industria.
5. Aprende a priorizar
Una cualidad inconfundible del crecimiento profesional es saber cómo priorizar. Es lo que les ayuda a alcanzar mayores cotas de éxito. Tienen la previsión que les permite determinar qué es importante y qué no.
La priorización es una habilidad aprendida; es un subproducto de la gestión del tiempo. Después de todo, solo priorizas cuando sabes el valor de cada segundo de lo que haces.
En consecuencia, dedicas tu tiempo de acuerdo a cada tarea por su importancia. Esto lo ayuda a mantenerte enfocado sin preocuparse por una fecha límite inminente.
Con una buena planificación, tiene un horario al frente. A medida que te ciñas a este, cumplirás con el deadline que has fijado.
6. Aumenta la productividad
No hay duda de que una gestión eficaz ayuda a impulsar la productividad y la eficiencia en un entorno profesional.
Una mayor productividad también significa que se puede hacer más en menos tiempo. La buena noticia es que hay muchos métodos que se pueden emplear para mejorar este elemento.
Al ser consciente de lo que debe hacerse, tienes la libertad de administrar la carga de trabajo según el calendario y hacer más, con menos.
5 herramientas clave para optimizar la administración del tiempo
No importa cuál es la naturaleza de tu trabajo, ya sea analista de datos, desarrollador web o de aplicaciones, ni si has estudiado una carrera corta; lo más probable es que, en un momento dado, estés haciendo malabarismos con varias tareas.
Si estás hablando por Skype con un cliente en el extranjero mientras envías invitaciones a reuniones y envías por correo electrónico el informe más reciente al jefe, probablemente sea un día de trabajo típico.
Entonces, ¿qué herramientas pueden ayudarte a optimizar la gestión de tu tiempo? En seguida, te mostraremos 5 de las más conocidas.
1. Toggl Plan
Toggl Plan proporciona una visión general fluida de los planes del equipo, lo que permite controlar el progreso y responder a los cambios de forma rápida y sencilla.
También crea una hoja de ruta visual que mantiene a todos en la misma página, lo que respalda una mejor colaboración entre todos.
En paralelo, la extensión de Chrome integra a Toggl Plan con cualquier otra herramienta en línea que utilices, lo que brinda una flexibilidad que lo convierte en un activo para empresas como Spotify, Buzzfeed y Microsoft.
2. Click Up
ClickUp es una poderosa herramienta de productividad para usuarios individuales o equipos de cualquier tamaño para administrar el tiempo de manera más efectiva, colaborar de manera más inteligente y reunir todo el trabajo en un solo lugar.
Es completamente personalizable y ofrece una experiencia al usuario rica en funciones para mantenerse al día, alcanzar los objetivos y monitorear las actualizaciones del proyecto.
Desafía e incrementa tu productividad en cualquier tarea con el rastreador de tiempo global y las funciones de estimación de tiempo de ClickUp.
Incluso podrás elegir la forma en que ves el trabajo entre más de 15 vistas personalizables con fechas de vencimiento que se ajustan fácilmente en una sencilla interfaz de arrastrar y soltar.
Además, ClickUp se integra con otras mil herramientas de administración del tiempo, incluido Toggl, ¡y promete ahorrar hasta un día a la semana con la ayuda de sus poderosas herramientas!
3. RescueTime
¿Sabías que la persona promedio pasa casi dos horas al día en las redes sociales? Piensa en todo lo demás que se podría lograr durante ese tiempo.
RescueTime es una aplicación que se ejecuta silenciosamente en segundo plano en la computadora o dispositivo móvil y envía informes semanales para señalar dónde estás pasando el tiempo.
En realidad, puedes limitar el acceso a ciertos sitios que consideras que te hacen perder el tiempo o configurar alertas que aparecen cuando alcanza un límite autoimpuesto.
5. Trello
Trello es una popular aplicación de gestión de proyectos que nos brinda la posibilidad de crear tarjetas detalladas para las tareas que deseamos completar o asignar a otra persona de su equipo.
A medida que comenzamos, iniciamos y terminamos cada tarea, podemos mover cada tarjeta de tarea por el tablero de Trello.
Puedes dividir cada tablero en columnas con títulos como “por hacer”, “en progreso” y “completado”, por ejemplo. También es fácil personalizar los tableros de Trello agregando imágenes (por ejemplo, logotipos de clientes) o asignando colores a funciones o logros específicos.
¡Terminamos!
La administración del tiempo no solo se trata de hacer una excelente gestión de este “activo intangible”. Se trata más que nada de manejarnos mejor nosotros mismos y cómo hacemos uso de este.
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