Planeación estratégica

Planeación estratégica: ¿Qué es, para qué sirve y cómo usar para mejorar tus negocios?

La planeación estratégica es uno de los puntos esenciales de cualquier iniciativa empresarial, con el objetivo de gestionar y dirigir efectivamente desde el punto cero las operaciones de una empresa.

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¿Qué es la planeación estratégica?

Se refiere a una herramienta de gestión de negocios específicamente formulada como una guía del quehacer y las acciones indispensables a ejecutar para alcanzar los objetivos empresariales.

En síntesis, se trata de un mapa que guía a la organización hacia la consecución de las metas en cada una de las áreas esenciales.

Esto la convierte en un etapa fundamental para la toma de decisiones de cualquier compañía, haciendo que la planeación estratégica lejos de ser un ítem opcional de gestión y administración de negocios, sea un elemento indispensable para el éxito operacional.

Ahora bien, comúnmente, la planeación estratégica es confundida como una herramienta predictiva, lo cual nos lleva a aclarar qué NO es planeación estratégica:

  • No es un elemento de predicción de acciones o eventos dentro de la organización.
  • No es una herramienta exclusiva para las decisiones sobre el futuro de la organización, ya que toma la realidad actual de la empresa para diseñar estrategias efectivas.
  • No se trata de una factor mitigador de riesgos de negocios, ya que solo identifica y propone herramientas para una toma de decisiones informada y eficiente.

¿Por qué es importante crear una planeación estratégica?

De acuerdo a los estudios, como este reseñado en El Financiero de México, se evidencia que el 75% de los emprendimientos en el país fracasan.

Las principales razones de estos descalabros empresariales se resumen en una pobre estructuración del plan de negocios, falta de planeación estratégica, falta de generación de valor y/o un rendimiento financiero ineficiente.

Y es que, una planeación estratégica adecuada sirve de marco referencial para que todos los colaboradores y miembros de la organización comprendan a cabalidad la situación y los objetivos de la compañía.

Así que si tenemos en cuenta esto, es fácil descifrar que el uso de esta herramienta facilita la homogeneidad de las acciones en todas las áreas de la organización, que nace de un diseño central de negocios que cala en cada uno de los integrantes y puestos críticos.

Del mismo modo, esta guía establece las bases de las acciones en cada segmento, garantizando un quehacer alineado con las expectativas de la dirección y enfocadas hacia el cumplimiento de los objetivos generales y específicos.

causas por las que fracasan negocios en Mexico

Beneficios de esta iniciativa en los negocios

¿Sabías que 70% de las empresas en Colombia fracasan en sus primeros cinco años de vida? ¿Y que en México, 75% de las Pymes no sobreviven a su segundo año de operaciones? Sí, así es.

Es por ello que si ya estás emprendiendo o planeas hacerlo pronto, debes detenerte un segundo a evaluar la planeación y administración estratégica de tu negocio. ¿Por qué? ¡Aquí te contamos 5 razones!

1. Establecer una hoja de ruta clara

Para comenzar, es importante tener claro que hacer negocios no es fácil, no importa lo mucho que conozcas sobre el mercado o el sector en el que trabajas.

Administrar una compañía requiere de una planeación estratégica que nos permita tener clara la misión, visión y aspiración de la empresa, ayudándonos a determinar:

  • Cuál es el corazón de su negocio.
  • Los objetivos que se desean alcanzar en el corto, mediano y largo plazo;.
  • Cómo se van a lograr esas metas y con qué recursos.
  • Capital humano disponible

Impactando diversas áreas de la organización, favoreciendo las operaciones y la toma de decisiones en departamentos como:

  • Recursos Humanos, entre otros.

2. Evita los fracasos financieros

El Global Failure Index realizó un análisis sobre el caso de México y evidenció que, además de los recursos para subsistir, los emprendimientos fracasan por la mala planeación financiera, fiscal, operativa y personal.

Estas determinaciones son la razón principal que genera deficientes procesos de análisis y estructuras organizacionales, falta de indicadores, problemas de ejecución, conflictos de accionistas y mal manejo de tiempos.

Esto reafirma aún más la necesidad de planear antes de ejecutar.

3. Se reduce el fracaso de las empresas en la etapa inicial

Es importante que la planeación estratégica se haga en la etapa inicial de las organizaciones, porque es en esta en donde más fallan las empresas, tal y como lo demuestran las cifras del reporte anual del The Failure Institute, sobre las fases en las que fracasan los emprendimientos:

ARGENTINA

  • Etapa inicial: 50%
  • Establecimiento: 8,33%
  • Madurez: 8,33%

COLOMBIA

  • Etapa inicial: 56,41%
  • Establecimiento: 15,38%
  • Madurez: 10,26%

MÉXICO

  • Etapa inicial: 32,73%
  • Establecimiento: 18,06%
  • Madurez: 12%

A esto se suma la relevancia de que este no es un asunto exclusivo de uno o dos países, sino de la forma de hacer negocios:

  • Estados Unidos, 30% de las empresas fracasa en sus primeros tres años;
  • En España, 80% quiebra en los primeros cinco años;
  • En Argentina, solo 7% llega al segundo año de operaciones;
  • En Chile, 25% desaparece el primer año;
  • En México, 75% cierra a los dos años.

3. Define los KPI’s que nos van a medir

Con los indicadores definidos, podremos saber cómo avanzamos en diferentes frentes de la organización y cada cuánto es prudente evaluar el progreso en cada uno.

De acuerdo con Ignacio Martínez, coach en liderazgo y estrategia, existen dos tipos de KPIs: operativos y estratégicos. Los primeros permiten establecer lo que ocurre con las actividades de la empresa día a día y, los segundos, para evaluar en dónde está la organización frente a un futuro deseado.

4. Identifica las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas

Como parte de la planeación estratégica, será necesario que realices una matriz para identificar cuál es el sector en el que te mueves, tus fortalezas y el valor agregado que ofrecerás a tus clientes, frente a la competencia. Pero al mismo tiempo, podrás identificar cuáles son los riesgos a los que te enfrentas, quiénes son tus competidores y cuáles son los puntos débiles que tienes frente a ellos.

Esto te ayudará a tomar decisiones estratégicas para sacarle provecho a las fortalezas y oportunidades, y mejorar en los frentes que aún debas hacerlo.

  1. Se enfoca al equipo y se trabaja por los mismos objetivos

Todo gerente de empresa debe estar en la capacidad de brindar a su equipo de trabajo un norte claro. En ese sentido, la planeación estratégica no solo definirá los objetivos y el tiempo en el que se proyecta alcanzarlos, sino que establece de qué forma cada área puede contribuir en ese camino.

Esto tiene varios beneficios: brinda certeza a los trabajadores sobre el futuro de la empresa, involucra a todo el equipo de colaboradores en esa estrategia y enfoca todos los esfuerzos en que se cumplan las metas.

6. Crea una organización proactiva

Del mismo modo, el apoyar los procesos de negocios bajo una planeación estratégica evita la improvisación sobre el camino, convirtiendo a la empresa en una organización proactiva en lugar de reactiva.

Esto sucede gracias a la definición de objetivos y a la determinación de los recursos disponibles, que facilitan la identificación de la identidad de la compañía, las metas, la mirada objetiva a la realidad y la ruta a seguir.

7. Eleva la rentabilidad y la cuota de mercado

A través de la coordinación del entorno empresarial a nivel interno, los negocios tienen la oportunidad de ajustarse a las condiciones de su mercado de forma más optimizada.

Esto provoca una alineación de los recursos financieros, el capital humano y las sociedades a los planes de corto, mediano y largo plazo, dirigiendo los esfuerzos hacia acciones que sí le aseguren una mayor rentabilidad y autoridad en su giro.

¿Cuáles son las fases de la planeación estratégica?

Para llevar a cabo una planeación estratégica exitosa, Gabriel Roncancio, Business Intelligent Consultant de la firma Pensemos, nos da los siguientes pasos:

Crear la estrategia

Define la misión, visión y valores que rigen la organización, utilizándolas como la base para identificar los puntos claves a tomar en cuenta por la planeación estratégica.

Del mismo modo, se debe hacer un análisis del entorno, desde la perspectiva interna como externa a la organización, definiendo los aspectos para lograr una mejor competencia y reconociendo los diferenciales de la compañía.

Para hacer esto de forma ordenada, simplificada y objetiva, la matriz DOFA funciona como una herramienta ideal para detectar todos estos elementos.

Planear la estrategia

A partir de un mapa estratégico, se definen los objetivos de la compañía, que vayan de la mano de los indicadores de medición y el tiempo en el que se alcanzarán.

Asimismo, se debe trazar un plan de acción de corto plazo y un presupuesto estimado para comenzar. Elementos esenciales para poner en macha las iniciativas que garantizarán la ejecución y el seguimiento de la estrategia.

Alinear la organización con la estrategia

Comunica a todo el equipo la hoja de ruta que se ha trazado y cómo cada área juega un papel importante en ella.

Es importante motivar la participación de cada colaborador, tanto interno como externo. Adicionalmente, identifica cuáles unidades de negocio están alineadas entre sí y cuáles deben vincularse más.

Planear la operación de la organización

Estructura un plan que dé respuesta a las dos siguientes preguntas: ¿Cuáles mejoras a los procesos de negocio son las más críticas para el éxito de la estrategia? Y, ¿cómo puede relacionar la estrategia con los planes y presupuestos operativos?

Haciendo uso de una proyección objetiva y detallada de las ventas y un plan de utilización de recursos, además de un presupuesto detallado y objetivo tendrás en tus manos la información esencial para determinar las acciones a tomar.

Controlar y aprender de la operación

Organiza reuniones de revisión de las operaciones en el corto plazo para evaluar los resultados.

Esto te servirá para examinar en detalle el desempeño de cada uno de los departamentos y las funciones que debe poner en marcha para resolver problemas nuevos o inconvenientes existentes.

Probar y adaptar la estrategia

Luego de un periodo prudente de ejecución de la nueva estrategia, establece reuniones de evaluación para hacerle seguimiento a los indicadores, evaluar resultados y cuestionar si se está ejecutando la estrategia indicada.

En caso de ser necesario, realiza cambios en los frentes que identifiques pocos avances.

¿Quién es el responsable de esta tarea?

Ahora bien, una vez que comprendes en su totalidad cómo se ejecuta y en qué se basa la planeación estratégica en una empresa, es importante identificar al responsable de esta iniciativa, sobre todo si estás pensando en capacitarte para esta tarea.

La gran mayoría de las empresas en el mundo cuentan con un proceso de definición de estrategias apoyadas en los dueños, ¿no es así? Sin embargo, una ejecución eficiente de la planeación estratégica requiere de un equipo de profesionales formados para tal fin.

En este caso hablamos del área de Gestión Estratégica, un departamento que debe estar formado por expertos que se encarguen de analizar y ejecutar acciones para reducir la brecha entre la planificación y los resultados obtenidos.

¿Qué hace esta área?

En síntesis, se trata de un equipo de gestores encargados de diseñar, supervisar y controlar la planeación estratégica y su posterior llevada a cabo.

Habitualmente es normal observar a empresas que con el tiempo diluyen sus planeaciones o incluso las ejercen de forma dispersa y aislada en cada departamento, generando desconexión entre colaboradores y resultados desfavorables.

En ese sentido, la Gestión Estratégica de las empresas tiene como objetivo diseñar y crear las estrategias que sí garanticen el cumplimineto de los objetivos en base a la realidad operacional y empresarial.

Asimismo, usando herramienta como el Balanced Scorecard o el ORK, este equipo puede evidenciar los problemas del modelo de negocio y que necesitan acciones paliativas para obtener mejores rentabilidades.

Modelos de planeación estratégica que puedes usar

Entonces, si decides formarte en esta área de gran capacidad y relevancia a nivel empresarial necesitarás contar con los métodos de planeación estratégica más efectivos del mercado.

A continuación, te mostraremos algunos de los modelos que se usan en las grandes compañías y que han traído múltiples beneficios a su funcionamiento.

Balanced Scorecard

También llamado cuadro de mando integral, se trata de una metodología de planeación estratégica diseñada específicamente para analizar la realidad funcional de la empresa desde cuatro puntos de vista:

  • Aprendizaje y crecimiento.

Gracias a esta perspectiva, la empresa tendrá en sus manos la información integral de toda la organización que permita tomar decisiones objetivas sobre las acciones de negocios que mejor se adecuen a los objetivos de la dirección.

Mapa estratégico

Se trata de una herramienta visual que permite comunicar de forma efectiva y simplificada toda la planeación estratégica elaborada por el equipo o la dirección de la compañía.

A menudo este marco estratégico sirve como un complemento del Balanced Scorecard diseñado específicamente para comunicar a todos los colaboradores la ruta a seguir.

Sin embargo, también puede usarse de forma individual, dándole a la entidad una herramienta de comunicación gerencial que se reparte a todo el equipo en un formato fácil de entender.

Análisis FODA

El cuadro de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas o FODA por sus siglas, se trata de un análisis profundo y objetivo de las condiciones internas y externas de la organización.

Gracias a estos datos, los tomadores de decisiones tendrán en sus manos una herramienta para evaluar las características principales de la empresa y, a partir de ello, crear planeaciones estratégicas que aprovechen las oportunidades y capacidades de la misma.

Aprovechando las Fortalezas y Oportunidades la organización tendrá mayores posibilidades de conquistar su mercado y optimizar su funcionamiento.

Del mismo modo que, reconociendo sus Debilidades y Amenazas, podrá crear estrategias que fortalezcan estas áreas vulnerables y protejan a la compañía de las condiciones de su industria.

Método PEST

Esta herramienta llamada PEST o Política, Economía, Sociocultural y Tecnológica, se trata de un análisis profundo del entorno del mercado en que existe la empresa.

Gracias a este método la Gestión Estratégica de una compañía puede considerar factores como:

Político-Legislativo

  • Tomando en cuenta las políticas internas, normativas, regulaciones y legislaciones vigentes en el país o la ciudad donde hace actividad.
  • Características del mercado laboral para contextualizarse de la realidad jurídica de este factor.
  • Aspectos financieros concernientes a las políticas públicas y privadas del sector.

Economía

Haciendo uso de información financiera como:

  • La inflación para ejecutar acciones económicas que permitan mitigar los efectos de la devaluación o revalorización del capital.
  • Distribución de la renta para comprender a ciencia cierta las condiciones financieras del giro.
  • Periodo económico con el objetivo de identificar áreas de oportunidad, como la estacionalidad, así como tiempos recesión o expansión.

Sociocultural

Para comprender datos relacionados a:

  • Nivel educativo de los consumidores y entender sus necesidades, problemas y exigencias en base a su contexto social.
  • Sistemas de valor para comprender qué perciben como valioso y aprovechar las áreas desatendidas del mercado.
  • Hábitos y costumbres con el fin de identificar comportamientos que puedan generar mayores oportunidades de negocios para el modelo de la empresa.

Tecnología

Entendiendo el grado de familiarización con la tecnología que tiene el mercado, los aspectos productivos de la sociedad y la comunidad empresarial.

Método PESTEL

Derivativo del modelo PEST, pero agregando instrumentos de análisis e identificación de fuerzas a nivel macroeconómico que tienen relevancia en la organización.

Por lo que se utilizan los fundamentos del método PEST y se añade la perspectiva ecológica y legislativa que conforman las últimas dos letras del acrónimo.

La “E” constituye los aspectos legales orientados a las normativas medioambientales y climáticas dentro de ese mercado y que hoy por hoy se ubican como una de las principales prioridades por parte de gobiernos y organizaciones alrededor del mundo.

Análisis GAP

Una metodología de planeación estratégica que toma en cuenta la realidad actual de la empresa y su objetivo a mediano o largo plazo con el fin de comprar ambos estados y determinar sus brechas.

Gracias a ese contraste, la dirección de la organización podrá crear acciones que estrechen esta diferencia y generen las condiciones para alcanzar las metas empresariales.

Cinco fuerzas de Porter

Se trata de un modelo creado con el propósito de generar un marco de referencia para determinar el nivel competitivo de la empresa dentro de su industria en base a la comparación con los referentes de su mercado.

Para realizar este estudio para obtener las bases de la planeación estratégica es necesario tomar las cinco fuerzas que determinan la competencia de una empresa:

Poder de negociación de clientes

Ubicando al consumidor y sus exigencias económicas como un factor esencial de la ecuación. Otorgándole importancia a sus necesidades y exigencias.

Poder de negociación de proveedores

Comprendiendo el contexto de distribución y suministro que existe en el mercado, teniendo en cuenta la capacidad de abastecimiento de los competidores en base a la oferta de los proveedores principales del giro.

Amenaza de nuevos competidores nuevos

Analizando el surgimiento de nuevas empresas y determinando su capacidad de respuesta ante las necesidades del mercado.

Amenaza de productos complementarios o sustitutos

Evaluando la creación y comercialización de productos que tienen la intención de ganar una cuota de mercado considerable en base a sus características y diferencias con el producto de la empresa.

Rivalidad entre competidores

Determinando la relación competitiva entre otros actores del mercados e identificando las áreas de oportunidad que existen para la empresa dentro del giro.

¡Ahora ya has aprendido todo lo que debes conocer sobre la planeación estratégica!

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