tablas dinamicas en excel

Aprende a crear tablas dinámicas en Excel

Probablemente en muchas oportunidades has utilizado Microsoft Excel para realizar, almacenar y analizar diferentes bases de datos, pero… ¿te has preguntado si conoces todas las opciones que tienes para hacerlo? Una de las alternativas posibles, que tal vez no has empleado, son las tablas dinámicas, y justamente sobre estas profundizaremos en este blog. ¡Así que no dejes de leerlo!

Las tablas dinámicas de Excel son de las herramientas más poderosas de este programa, sin embargo, muchos usuarios se abstienen de utilizarlas por considerar que son complicadas de trabajar. Y nada más alejado de la realidad. Si eres uno de ellos, en este blog verás lo fácil que es aprender a usarlas y cómo te ayudarán en tus informes.

Las tablas dinámicas en Excel son herramientas muy útiles para presentar, analizar, explorar, filtrar y resumir datos, y lo más importante: de una forma fácil, rápida e interactiva. ¿Ya te estás animando a aprender a usarlas, cierto?

Imagina que has preparado un informe súper detallado sobre el total de ventas por productos de diversas categorías, en tiendas de diferentes regiones del país; pero a última hora tus superiores te piden comparar las ventas de un determinado tipo de producto en tiendas específicas de algunas de las regiones del país. ¿Ya estás pensando que te tocaría empezar de cero el informe?  ¡Pues no! Las tablas dinámicas de Excel te permiten organizar la información cuando deseas comparar totales relacionados, utilizando una base de datos que ya tengas lista.

Si ya estás ansioso por aprender a usar esta herramienta, aquí te mostramos el paso a paso:

Cómo hacer tablas dinámicas en Excel

1: Selecciona las celdas a partir de las cuales quieres crear una tabla dinámica.

Crear tabla dinámica a partir de selección

 

2: Selecciona “Insertar” y haz clic en la opción “Tabla dinámica”.

Cinta Insertar

 

3: A continuación, se desplegará la ventana “Crear tabla dinámica”. En ella debes elegir la tabla o rango que deseas dinamizar, así como la hoja en la que quieres que aparezca la tabla dinámica. Puedes elegir la misma hoja de cálculo o una nueva.

Ventana dialogo Crear tabla dinámica

4: Una vez que has elegido los rangos que quieres que conformen tu tabla dinámica, haz clic en “Aceptar” y esta aparecerá en la hoja de cálculo.

 

5: En la parte derecha de la pantalla te aparecerá una ventana que está dividida en dos zonas: una arriba en la que encontrarás los diferentes campos de tu tabla; y una abajo en la que aparecerán cuatro cuadrados con las opciones “Filtros”, “Columnas”, “Filas” y “Valores”.

Menu campo de tabla dinamica

 

6: Arrastra los campos que necesitas en tu tabla dinámica hacia cada uno de los cuadros identificados como “Columnas”, “Filas” o “Valores”, de acuerdo con la forma en la que quieras organizar tu información. Por ejemplo, al cuadro de valores puedes arrastrar los datos que quieres que se totalicen; al de columna los que necesitas que te aparezcan verticalmente y al de fila los que deseas organizar horizontalmente.

Menu campo de tabla dinamica Tabla pivote

 

7: Si quieres filtrar algún dato, es decir, ver únicamente una información en específico, debes hacer clic en el icono que aparecerá junto a los campos de “Filas” y “Columnas” y seleccionar los datos que quieres que se oculten o que aparezcan.

Tabla pivote

 

8: La sección “Valores” de forma predeterminada hace una sumatoria de los resultados, sin embargo, si quieres otro tipo de operación, solo tienes que hacer clic sobre “Valores” y luego elegir la opción “Configuración de campo de valor”. A continuación, se desplegará una ventana en la que te aparecerán diferentes alternativas, como “Promedio”, “Mínimo”, “Máximo”, etcétera. Elige la que necesites.

Dialogo Configurar campo de valor

 

9: En la misma Ventana de “Configuración de campos de valor” puedes hacer clic en “Mostrar valores como” y luego en “Formato de número”, para elegir diferentes formas de ver tus valores, como monedas, fracciones, etcétera.

Ventana Formato de Celda

 

10: Puedes darle la presentación que quieras a tu tabla dinámica de Excel. Para ello debes ir hacia la sección de “Estilos” de la barra de herramientas y seleccionar la opción “Dar formato como tabla”. A continuación, te aparecerán diferentes alternativas, escoge la que más te guste.

Formato como tabla

 

11: En el caso de las tablas dinámicas es posible crear gráficos dinámicos. Para ello solo debes ir a la sección “Analizar” de la barra de herramientas y seleccionar la opción “Gráfico dinámico”. A continuación, se desplegará una ventana que te mostrará los gráficos disponibles organizados por categoría, como columna, radial, circular, barra, etc.

Gráfica Excel Gráfica Excel

 

12: Los gráficos dinámicos se configuran igual que las tablas, desde el panel lateral derecho. Cambiando “Valores”, “Filas” y “Columnas” puedes modificar los elementos que representa el gráfico.

Campos de Gráficos Dinámicos

 

Ventajas de las tablas dinámicas de Excel:

  • Hacen que los informes sean flexibles y se adaptan a tus necesidades.
  • Son una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos, haciendo mucho más fácil el proceso de análisis y permitiendo encontrar patrones o tendencias.
  • Para hacerlas puedes usar una base de datos de Excel que ya tengas lista con la información que necesitas.
  • Permite agrupar de diferentes formas la información para obtener una visión general de los datos que necesitas solo con arrastrar y soltar con el mousse.
  • Puedes crear diferentes informes sin escribir una sola fórmula.
  • A diferencia de las tablas regulares, las tablas dinámicas sirven para filtrar y destacar datos de una hoja de cálculo.
  • Puedes arreglar reportes de una forma dinámica de acuerdo con tus necesidades.

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