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Conceptos clave de una estructura de costos: todo lo que debes saber
Manejar una estructura de costos y hacer un análisis correcto sobre este punto es una pieza clave en la administración de empresas, que puede determinar su éxito o fracaso. ¿Has escuchado algo acerca de ello? ¡A continuación, abordaremos todo lo necesario sobre este tema!
En este artículo aprenderás
¿Qué es una estructura de costos?
Tipos de estructuras de costHay dos tipos principales de estructura de costos, y estson:
Estos son los 9 términos más importantes relacionados con la estructura de costos
Ejemplos estructura de costos: ¿Cómo se vería en la práctica?
Estructura y análisis de costos: ¿Qué es y cómo hacerlo?
Conclusión
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¡Disfruta la lectura!
¿Qué es una estructura de costos?
Existen diversas formas de discutir este concepto, y no todas las empresas o expertos se referirán a la estructura de costos de la misma manera.
Y, es que, este varía más entre los diferentes tipos de negocios. Algunas variables que pueden afectar la forma en que una empresa se refiere a la estructura de costos son los objetos de costo, como productos, servicios, clientes, proyectos y actividades comerciales.
En paralelo, esta puede modificarse incluso dentro de una empresa respecto a la línea de producción, departamentos o las unidades comerciales.
Tipos de estructuras de costHay dos tipos principales de estructura de costos, y estson:
Basado en costos
Las empresas impulsadas por los costos se especializan en productos y servicios de bajo costo.
Estas organizaciones quieren ofrecer a sus clientes el menor coste posible y usar una variedad de sistemas y métodos de ahorro para mantenerlos lo más bajo posible.
Así, los negocios “basados en costos”, como todas las empresas, todavía quieren obtener ganancias y, por lo tanto, deben reducir los costos en todos los sentidos, especialmente en formas que sus competidores no han considerado.
Ejemplos de negocios basados en costos son las aerolíneas de descuento, las tiendas minoristas que se enfocan en vender artículos de bajo precio y los proveedores de servicios que cobran menos que servicios similares.
Impulsado por el valor
Las compañías impulsadas por el valor son aquellas que desean brindar a sus clientes el mejor valor por su dinero, esto no quiere decir que vayan a tener los bienes y servicios más económicos.
Pueden tener un precio competitivo, pero lo más importante para una empresa que maneja sus costos impulsados por el valor, es que creen que están ofreciendo a sus clientes un buen valor por lo que están gastando.
Ejemplos de esto podrían ser una aerolínea exclusiva, un minorista especial que vende artículos de lujo o un proveedor de servicios altamente capacitado.
Estos son los 9 términos más importantes relacionados con la estructura de costos
Para terminar de determinar qué es una estructura de costos y que podamos avanzar con temas más profundos, hay que tener en cuenta estos 9 términos indispensables sobre la materia.
Existen 2 tipos de costos
Es muy importante que los conozcas, pues son la base de toda estructura de costos, estos son:
- Fijos: como su nombre lo indica, no sufren alteraciones y son constantes, no se ven afectados por las modificaciones estructurales que puedan ocurrir en la compañía, por lo tanto, tienden a permanecer iguales aunque el volumen de la producción o venta del negocio aumenta, o decrece, un claro ejemplo de esto es el pago del alquiler.
- Variables: estos sí pueden modificarse ya sea de incrementando o disminuyendo por alteraciones que ocurran con la actividad comercial de la organización, en otras palabras, varían proporcionalmente al ratio de ventas, por ejemplo. Acá podemos señalar el valor de compra de materias primas, que pueden variar de una compra a otra.
Costo de personal
Hace referencia a la mano de obra y talento, en este caso la medición se realiza en tiempo.
Recursos físicos
Son los equipos, maquinaria, materia prima y materiales, este se valoriza con su costo de producción o compra.
Recursos financieros
Se trata del dinero que mantiene funcionando lo que es una estructura de costos y se mide en montos de dinero.
Economías de escala
Este concepto se basa en productos y/o servicios que una compañía busca comprar o vender en los que el precio por cada uno se verá reducido si se adquieren en muchas cantidades.
Por ejemplo: una organización requiere hacer una compra por 10 cajas de materia prima para poder elaborar su producto, y el costo es de USD $100 por lote.
Pero si compra 25 cajas o más, el precio baja a USD $90 por caja.
En efecto, aquellas compañías que compren más, van a obtener un ahorro mucho mayor que al hacerlo en términos minoristas.
Asignación de costos
La asignación de costos es una forma de realizar un seguimiento de los gastos comerciales para que la empresa pueda asignar esos gastos a un producto o servicio específico para determinar si es rentable. Un ejemplo de esto podría ser asignar empleados relevantes y sus salarios a una línea de productos en particular y luego dividirlos según cada producto ofrecido. De esa manera, la empresa puede ver cómo los ingresos de cada producto afectan los costos de los salarios de los empleados y viceversa.
Grupo de costos
Las empresas usan el grupo de costos para juntar los gastos fijos para que luego puedan dividirse por proyecto o producto. En concreto, se trata de una parte de la asignación de costos.
Algunos gastos que pueden agruparse en un grupo de costes incluyen gastos generales como: salarios, alquiler, servicios públicos y otros gastos fijos; que son los mismos sin importar cuántos productos venda la empresa.
Economías de alcance
Las economías de alcance son un beneficio financiero cuando una organización compra un bien o servicio que se puede aplicar a múltiples áreas de su negocio por el mismo costo.
Esto podría incluir software que tiene múltiples funciones para reemplazar los diferentes tipos de programas heredados que la empresa pagó anteriormente.
Las economías de alcance son otra forma de reducir los costos para una compañía
Ejemplos estructura de costos: ¿Cómo se vería en la práctica?
La estructura de costos es un concepto flexible, que puede orientarse tanto a la empresa en líneas generales como a procesos o departamentos específicos dentro de ella.
Por esa razón, a continuación construiremos dos ejemplos de estructura de costos, uno a nivel general y otro de un campo específico como lo es el marketing.
Estructura de costos general
Una estructura de costos general abarca todo gasto que acarrea una empresa para poder cumplir con su actividad económica.
De esta manera, debe tener secciones como la mano de obra o los salarios y también calcular el costo de los diferentes procesos productivos que conforman la operación diaria, como en el siguiente ejemplo creado por la Universidad Javeriana, pensando en un agronegocio:
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Fuente: Universidad Javeriana
Estructura de costos de marketing
En este caso, el trabajo sería desglosar todo aquello que genera costos para el funcionamiento de este departamento, desde salarios hasta tecnologías, pasando por servicios y papelería, y totalizar como en el siguiente ejemplo compartido por Hubspot:
Fuente: Hubspot
Estructura y análisis de costos: ¿Qué es y cómo hacerlo?
Una estructura de costos no tendría sentido si todos los datos arrojados no son puestos en tela de juicio y evaluados.
Para esto, existe el análisis de costos-beneficios que no es más que el método de comparación entre lo que se gasta y los beneficios —también reflejados como oportunidades—, que son determinados y proyectados respecto a los objetivos del proyectos.
En términos generales, el análisis de costo-beneficio implica contar todos los costos de un proyecto o decisión y sustraer esa cantidad de la rentabilidad total proyectada.
Si los beneficios proyectados superan los costos, podrías argumentar que la decisión es buena. Si, por otro lado, los costos superan los beneficios, entonces una empresa puede querer repensar la decisión o el proyecto.
Hay enormes beneficios económicos al ejecutar este tipo de análisis antes de tomar decisiones organizacionales importantes. Al realizar una evaluación de estructura y análisis de costos, podemos analizar información crítica, como la cadena de valor de su organización o el ROI de una inversión.
La estructura y análisis de costos contra beneficios, es una manera de buscar soluciones basadas en datos que se utiliza con mayor frecuencia en los negocios, tanto en empresas establecidas como nuevas. Los principios básicos y el marco se pueden aplicar a prácticamente cualquier proceso de toma de decisiones.
Ahora bien, ¿cómo podemos poner en marcha esta estrategia? Sigue estos 4 pasos y conseguirás una estructura y análisis de costos efectiva:
1. Establece un marco para la evaluación
Para que el análisis sea lo más preciso posible, primero debes establecer el marco dentro del cual lo estás realizando. El aspecto exacto de este marco dependerá de las características específicas de la organización.
Aclara los objetivos que quieres llegar con la propuesta:
- ¿Qué necesitas lograr para considerar el esfuerzo como un éxito? Esto puede ayudarte a identificar y comprender los costos y beneficios, y será fundamental para interpretar los resultados.
Del mismo modo, hay que decidir qué métrica será empleada para medir y comparar los beneficios y costos.
2. Identifica los costos y beneficios
El próximo paso es sentarse y compilar dos listas separadas: una de todos los costos proyectados y la otra de los beneficios esperados del proyecto o acción propuesta.
3. Asigna una cantidad o valor en moneda de curso legal a cada costo y beneficio
Una vez que hayas compilado listas exhaustivas de todos los costos y beneficios, debes establecer las unidades monetarias apropiadas asignando un monto en dólares a cada una, por ejemplo.
Si no colocas un valor a cada uno, será difícil compararlos con precisión.
4. Calcula el valor total de los beneficios y costos y compáralos
Una vez que cada costo y beneficio tenga una cantidad en dólares al lado (siguiendo el mismo ejemplo), puedes contar cada lista y compararlas.
Si los beneficios totales superan los costos totales, entonces existe un caso comercial para que continúe el proyecto o la decisión.
Por el contrario, si los costos totales superan a los beneficios totales, es posible que desees reconsiderar la propuesta.
Más allá de simplemente mirar cómo se comparan la estructura de costos y las ganancias, también debes volver al marco establecido en el paso uno.
¿Muestra el análisis que está alcanzando las metas que ha identificado como marcadores de éxito, o le muestra que ha fallado?
Conclusión
A la hora de realizar una estructura de costos es importante que tengas presente los siguientes puntos:
- Definir y alinear la política de costos teniendo en cuenta los objetivos y prioridades de tu organización.
- Hacer parte de este proceso al personal clave de áreas programáticas y financieras.
- Contar en el equipo de trabajo con profesionales de las finanzas que sean especialistas en la materia.
- Tener un amplio conocimiento del manejo de tu organización.
- Contar con políticas y procedimientos por escrito, los cuales respaldan tu estructura.
Como mencionamos al inicio del texto, este es un elemento que puede definir el éxito o fracaso de un negocio, así que entender y dominar el análisis de estructura de costos es sin duda una gran capacidad a nivel general y profesional.
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